Подготовка и размещение отчета об исполнении контракта - обязательная процедура, предусмотренная федеральным законом. В совокупности со всеми сведениями, отчет представляет наиболее полную информацию о жизненном цикле того или иного контракта. Как избежать ошибок при заполнении отчетности в реестр контрактов? Как корректно оформить самые сложные разделы отчета?
Чаще всего ошибки встречаются в заполнении разделов III и V отчета. В разделе III возникает путаница в датах фактического исполнения (дата, которая указана в документах о приемке результатов контракта) и исполнения по условиям контракта. Дату фактического исполнения отражают в графе 4 «Исполнено». А в графе 3 пишут даты из самого контракта. В разделе V указывают информацию об изменении или расторжении контракта». В показателях 1 и 2 графы 3 раздела III формы отчета об исполнении контракта обозначаются даты начала и конца его исполнения. Указывайте только те даты, которые предусмотрены контрактом или вытекают из его условий (например, ежемесячная приемка и оплата оказанных услуг по контракту).
В показателях 1 и 2 графы 4 «Исполнено» раздела III формы отчета указываются данные ДД. ММ. ГГГГ. из документов, которые подтверждают приемку результатов контракта. Ими могут служить акты выполненных работ, оказанных услуг, в некоторых случаях товарно-транспортные накладные.
Расторжение или изменение условий контракта отражают в разделе V отчета об исполнении контракта, с обязательным указанием даты внесенных корректировок и документа, на основании которого это было сделано. Менять условия контракта можно только в определенных случаях (см. ст. 95 Закона № 44-ФЗ).
СРО напоминает о том, что контракт, предусматривающий этапы исполнения (например, ежемесячная, ежеквартальная оплата), обязывает заказчика формировать и размещать отчет в ЕИС после каждого этапа. Такая работа отнимает много времени, но если условиями контракта предусмотрены этапы, то другого варианта нет.
Если в контракте нет этапов, но приемка и оплата происходит регулярно, каждая такая приемка и оплата считается этапом. Допустим, заказчик заключил годовой контракт на проведение работ. В контракте не указаны этапы, но заказчик каждый месяц принимает работу и оплачивает её. Нужно составить и разместить в ЕИС отчет по результатам каждых оплат, не забывая, что крайний день, в который можно разместить отчет, – это седьмой рабочий день.
Также при отчете должны быть документы о приемке - товарные накладные, акты выполненных работ или оказанных услуг, заключение по результатам экспертизы (если к работе привлекались экспертные организации). Часто заказчики прикрепляют в ЕИС графическое изображение самого документа, но забывают добавить товарные накладные, акты выполненных работ или оказанных услуг». Полный перечень приложений к отчету изложен в части 10 статьи 94 Закона №44 ФЗ.